Organizar un concierto es una forma emocionante de unir a su comunidad para una noche de diversión inolvidable. Pero, ¿cómo transformas tu fantástica idea de concierto en realidad? Esta empresa puede parecer un poco abrumadora al principio, pero es mucho más fácil de administrar una vez que divide su proyecto en tareas más pequeñas y del tamaño de un bocado. Estamos aquí para guiarte en cada paso del camino para que puedas hacer de tu concierto una noche inolvidable.
Pasos
Pregunta 1 de 7: ¿Cuánto cuesta organizar un concierto?
Paso 1. Un lugar puede costar desde unos pocos miles de dólares hasta $ 50, 000
Los lugares más grandes, como un estadio, requieren un presupuesto mucho mayor. Los lugares locales más pequeños son mucho más económicos y solo pueden costarle unos pocos miles de dólares. Tenga en cuenta que los lugares más grandes tienen más asientos, lo que puede significar más ventas potenciales.
- Puede ser difícil reservar un lugar grande como promotor en solitario, ya que las grandes empresas de promoción tienden a reservar estos lugares para grandes giras de conciertos.
- Asegúrese de que su lugar coincida con su público objetivo. Por ejemplo, si la mayoría de los asistentes al concierto fueran adolescentes, no celebrarías el concierto en un club nocturno para mayores de 21 años.
- Cuando recién comienza, puede ser más fácil planificar un concierto regional en lugar de un gran evento.
Paso 2. Un artista puede costar entre $ 2, 500 y más de $ 400, 000
Como organizador de conciertos, puedes enviarle al artista un pago fijo u ofrecerle una parte específica de la venta de entradas. Por lo general, puede reservar bandas de estilo nupcial más pequeñas entre $ 2, 500 y $ 7, 500, mientras que los artistas populares pueden costar al menos $ 400, 000.
Negocie con los artistas para encontrar un precio que funcione bien para ambos. Por ejemplo, si está organizando un concierto benéfico, el artista podría reducir el precio de su reserva para el evento
Paso 3. Al equipo del concierto se le paga por horas
Su “equipo” incluye a las personas que cargan el equipo, así como a los funcionarios de seguridad, los trabajadores de la concesión, los camareros, los asistentes de puerta y el personal de venta de boletos. Pague a su equipo de conciertos por hora; podría pagar desde el salario mínimo hasta alrededor de $ 100 por hora, dependiendo de la experiencia que tenga su personal.
- Por ejemplo, puede pagarle al personal encargado de las entradas $ 10 por hora, mientras que los trabajadores que cargan y descargan el escenario pueden recibir $ 50 por hora.
- Calcule cuánto puede pagarle a su personal; según su presupuesto, es posible que no pueda contratar a los trabajadores más experimentados para cada puesto.
- Trate de lograr un equilibrio entre la cantidad de personas que contrata y cuánto les paga. Por ejemplo, no desea pagar menos a nadie, pero tampoco desea contratar a alguien poco confiable en un intento por ahorrar dinero.
- Es posible que pueda contratar personal voluntario si organiza un concierto benéfico.
Pregunta 2 de 7: ¿Cómo contratas a un artista?
Paso 1. Habla con el agente de reservas del artista
Visita el sitio web oficial del artista y haz clic en la pestaña "contacto" o "contáctanos". La mayoría de los artistas proporcionarán la información de su agente de reservas en esta página. Con esta información, comuníquese con el agente de reservas e infórmele sobre su próximo concierto.
Es posible que las bandas más pequeñas y menos conocidas no tengan un agente de reservas. En este caso, intente contactarlos directamente
Paso 2. Solicite una cotización
Juegue sus cartas con cuidado cuando comience a negociar con el agente de reservas. Si es sincero con respecto a su presupuesto, el agente podría rechazarlo por no ofrecer lo suficiente o intentar aumentar aún más el precio del artista. Solicitar una cotización lo ayuda a saber con qué está trabajando y evita que pierda dinero en el proceso.
Paso 3. Cree un contrato y pídale al artista que lo firme
Un contrato hace que su concierto sea más vinculante legalmente, por lo que el artista no puede echarse atrás por capricho. Especifica cuándo se llevará a cabo el concierto, qué le estás pagando al artista, qué sucede si el artista abandona el concierto y qué sucede si el evento se cancela.
Por ejemplo, el contrato podría indicar que recuperas todo tu dinero si el artista cancela, mientras que al artista se le pagará si el evento se cancela por mal tiempo
Paso 4. Envíe un anticipo al agente de reservas, al gerente y al artista
Un "avance" repasa los detalles esenciales del concierto, como la carga y los horarios establecidos. Adjunte instrucciones para llegar al lugar, junto con cualquier información sobre dónde se alojarán, cuándo comerán y qué deben hacer el día del concierto.
Pregunta 3 de 7: ¿Cómo se reserva una sala de conciertos?
Paso 1. Elija un lugar que satisfaga las necesidades de su concierto
Su lugar realmente dependerá del alcance de su concierto. ¿Estás contratando un gran grupo como cabeza de cartel o estás presentando una banda independiente más pequeña? Elija un lugar que combine bien con su banda y que también se ajuste a su presupuesto. Mientras lo hace, piense en el estacionamiento disponible y en cómo será el tráfico la noche del concierto.
- Trate de reservar bandas locales pequeñas al menos 3-4 meses antes del concierto. Si está trabajando con una banda más grande y corriente, reserve al artista con al menos 8-12 meses de anticipación.
- Puedes reservar una banda independiente para tocar en un pub local o invitar a una banda de boda a tocar en un restaurante.
- Puede organizar el concierto en un hotel céntrico, centro de negocios o centro de conferencias, o puede invitar a una banda menos conocida a actuar en un centro comunitario o club deportivo.
- Puede reservar una banda como cabeza de cartel para tocar en un estadio o arena conocida.
Paso 2. Utilice un sitio web de búsqueda de lugares
Sitios como Peerspace y EventUp facilitan la reserva de un lugar para su concierto. En Peerspace, simplemente escriba el evento que está planeando, junto con la fecha y la ubicación. En EventUp, simplemente escriba la ubicación de su evento para obtener una lista de posibles opciones. Luego, navegue por las diferentes opciones de lugares en su área.
Verifique el horario del lugar antes de reservar su evento. ¡No querrás que tu concierto interfiera con otros eventos en el lugar
Pregunta 4 de 7: ¿Cuándo debería realizar el concierto?
Paso 1. Elija una fecha que funcione para su artista
Hable con la banda y discuta su próxima programación de presentaciones. Pregunte qué fechas tienen disponibles y cuándo preferirían actuar en su concierto.
Asegúrese de que la fecha y la hora también funcionen bien para su público objetivo. Por ejemplo, si la mayoría de los asistentes al concierto van a estar en la escuela secundaria, no querrás ser el anfitrión del concierto a las 11 p. M. Un jueves por la noche
Paso 2. Comprueba que la fecha de tu concierto no interfiera con otros eventos
Haga una búsqueda rápida en línea y vea lo que está sucediendo alrededor de la hora de su concierto propuesto. Si hay muchos eventos ese día, elige una fecha diferente para tu concierto.
Antes de cambiar el horario del concierto, confirme que la nueva fecha funciona para la banda
Pregunta 5 de 7: ¿Cómo se venden entradas para un concierto?
Paso 1. Configure una página en línea que sea fácil de navegar
Cree un botón "comprar entradas" en el que los visitantes puedan hacer clic en cualquier momento, incluso si se desplazan por el sitio. Intente mantener toda la información de conciertos y entradas en una página, para que sus clientes no se confundan mientras compran. Enumere claramente los precios de las entradas, así como las tarifas adicionales que deba pagar el asistente al concierto. En general, intente que el proceso de compra de entradas sea lo más claro, sencillo y fluido posible.
- Si puede, deje que sus clientes compren boletos sin tener que crear una cuenta en su sitio web.
- Anote el costo por boleto y el presupuesto total. De esta manera, puede calcular cuántas entradas tendría que vender para alcanzar el punto de equilibrio.
- Precio de sus entradas en diferentes categorías. Por ejemplo, puede haber boletos regulares para admisión estándar, pases de acceso especial y pases VIP. Luego, podría ofrecer descuentos grupales para alentar a las personas a comprar varios boletos a la vez.
Paso 2. Utilice un sitio web de venta de entradas de terceros como alternativa simple
Sitios como StubHub, Ticketmaster, SeatGeek y Eventbrite ofrecen una experiencia de venta de entradas sencilla y directa. Cree una cuenta en el sitio de su elección y complete la información de su concierto y los precios de las entradas allí.
- Puede publicar sus boletos en Ticketmaster, SeatGeek y StubHub de forma gratuita, pero cada compañía cobrará una tarifa del precio del boleto.
-
Eventbrite cobra tarifas adicionales según el lugar donde vivas y el paquete de Eventbrite que hayas pedido.
Organizar conciertos Paso 14
Pregunta 6 de 7: ¿Cómo promocionas un concierto?
Paso 1. Comparte tu concierto en las redes sociales
Configure una página de eventos en Facebook a la que las personas puedan confirmar su asistencia y comprar entradas. Actualice todos sus perfiles de redes sociales para promocionar el concierto, como Twitter, Instagram y LinkedIn. Incluso puede crear un hashtag de evento para su concierto, que puede publicar en todas las redes sociales.
- El hashtag de tu evento puede ser "SummerSlam" o "WinterJamSession".
- Snapchat es una excelente manera de atraer a los asistentes más jóvenes a los conciertos. ¡Incluso puedes configurar un geofiltro para el día de tu concierto!
Paso 2. Asóciese con marcas, negocios e invitados especiales
Si su concierto es bastante grande, comuníquese con diferentes empresas y marcas y vea si les gustaría patrocinar su evento. También puede comunicarse con personas influyentes en las redes sociales y socios de prensa y ver si estarían dispuestos a promocionar su concierto.
- Si está organizando un festival de verano, puede comunicarse con una marca de ropa de verano para obtener un patrocinio potencial.
- Si espera atraer a una audiencia joven a su concierto, puede pedirle a un influencer de las redes sociales que mencione su evento a sus seguidores.
- Consulte también con las empresas locales. Es posible que estén dispuestos a ayudar en su evento y promocionarse.
- Busque patrocinadores que se alineen con los objetivos y la demografía de su concierto. Por ejemplo, un restaurante local podría patrocinar un concierto benéfico contra el hambre en el mundo.
Pregunta 7 de 7: ¿Cómo se monta un escenario para un concierto?
Paso 1. Especifique los tiempos de carga de los artistas
Antes de que comience el concierto, las bandas necesitarán mucho tiempo para preparar su equipo. Establezca una ventana de tiempo específica en la fecha del concierto para que sus artistas carguen y muevan todo su equipo al escenario, para que todo esté listo antes de que comience el concierto.
- Su lugar puede programar los tiempos de carga de la banda.
- Si tiene 3 bandas actuando en su concierto de las 8 p.m., puede dejar que la banda principal cargue su equipo entre la 1 y las 3 p.m., la banda de apoyo entre las 3:15 y las 4:45 p.m. y la banda de apertura entre las 5 y las 6 p.m. PM.
Paso 2. Realice una prueba de sonido
Durante una prueba de sonido, un ingeniero de audio probará y ajustará el sistema de megafonía del lugar para que los asistentes al concierto puedan escuchar la música fácilmente. Si la banda no tiene mucho equipo para revisar, es posible que la prueba de sonido solo dure entre 15 y 30 minutos. Si su banda tiene toneladas de instrumentos y equipos para verificar, la prueba de sonido puede demorar hasta 2 horas.
Paso 3. Pruebe las luces y otros elementos visuales
Algunas bandas pueden tener luces especiales, pirotecnia u otros efectos visuales para acompañar su actuación. Si es así, tómate un tiempo para probar todos estos elementos y asegúrate de que estén funcionando correctamente.
