Pocas cosas son más importantes para una oficina que funcione sin problemas que un sistema de archivo que funcione. Ya sea que usted sea el único que acceda a los archivos o que los comparta con el personal, el sistema de archivo que elija debe estar organizado para que todos puedan encontrar lo que buscan. Si el sistema de archivo es difícil de usar, se aferrará a los papeles por temor a perderlos en los archivos y pronto tendrá montones de papeles cubriendo su escritorio.
Pasos
Paso 1. Decidir sobre un sistema de archivo
Sea lo que sea, debe tener sentido, para que sepa exactamente dónde está cada hoja de papel. Tus opciones son:
- Alfabético. Este sistema es mejor cuando la mayoría de sus archivos van a ser nombres de clientes, pacientes o clientes.
- Asunto o categoría: la mayoría de los sistemas de archivos están organizados por tema o categoría, lo que funciona bien cuando se configura correctamente, pero también puede resultar más confuso cuando no lo está.
- Numérico / Cronológico. Esto es mejor cuando sus archivos consisten principalmente en material numerado o fechado, como órdenes de compra o recibos.
Paso 2. Llene los cajones de sus archivos con carpetas colgantes
Las carpetas colgantes nunca se quitarán, actuando como marcadores de posición para los sobres manila que sacará del cajón.
Paso 3. Clasifique sus trabajos en montones por categoría
Si una pila tiene más de una pulgada o dos de altura, divídala en subcategorías. Si una pila es demasiado delgada, combínela con otra pila y cámbiele el nombre. Los nombres de las pilas deberían facilitar la determinación de en qué pila va cada hoja de papel.
Paso 4. Coloque cada pila en una carpeta de papel manila y etiquétela claramente
Es mejor usar carpetas con pestañas en el centro en lugar de escalonadas porque hace que los archivos se vean más ordenados.
Paso 5. Coloque las carpetas manila en las carpetas colgantes
Para la mayoría de los archivos, las carpetas colgantes normales funcionarán, pero para archivos gruesos o archivos que tuvo que dividir en subcategorías, use carpetas con fondo de caja. Puede ordenar las carpetas como desee, pero la mayoría de la gente usa un sistema alfabético en este momento.
Paso 6. Etiquete las carpetas colgantes con los mismos nombres que las carpetas manila
Coloque todas las pestañas de plástico a la izquierda de la carpeta a menos que esté usando un archivador lateral. Para los archivos laterales, que van de izquierda a derecha cuando abre el cajón en lugar de de adelante hacia atrás, coloque las pestañas en el lado derecho.
Paso 7. Coloque un suministro de carpetas colgantes y manila cerca de los archivos para que pueda agregar fácilmente una carpeta si se encuentra con una hoja de papel que no pertenece a una carpeta existente
Evite las carpetas que sean demasiado gruesas o demasiado delgadas. Es posible que también desee volver a etiquetar las carpetas y redistribuir los documentos si decide que debe volver a clasificarlos.
Paso 8. Al final del año, elimine todas las carpetas, etiquete las carpetas de manila nuevas con los mismos nombres de categoría y colóquelas en los archivos
Revise las carpetas antiguas para ver si es necesario transferir algo a los archivos actuales y coloque el resto en su archivo.
Consejos
Puede tener la tentación de codificar con colores sus archivos, usar su computadora para imprimir etiquetas de archivos o hacer que sus archivos sean más atractivos. Sin embargo, cuando tenga que hacer un cambio, como agregar una sola carpeta, no estará satisfecho si descubre que no tiene las carpetas de colores correctas o tiene que escribir a mano una etiqueta de archivo. Es mejor mantener las cosas simples
Advertencias
- Nunca cree una pila miscelánea para lo que no puede categorizar, porque todo terminará allí.
- Una vez que haya establecido un sistema de archivo, debe mantenerse al día con su archivo. Reserve un tiempo cada día para tomar papeles de su escritorio y archivarlos. Resista la tentación de colocar una canasta de archivo profunda encima de sus archivos, porque simplemente la llenará y se convertirá en otro archivo.
