El archivo alfabético es una forma fundamental de organizar documentos que le permite almacenar, acceder y administrar rápidamente sus archivos personales y comerciales
Al implementar el archivo alfabético en su vida, se asegurará de que todos los documentos estén protegidos y fácilmente disponibles. Existen muchas reglas sobre cómo presentar alfabéticamente en inglés para preservar un sistema de archivo sensato. Afortunadamente, es simple comenzar con nuevos documentos y aún no es un cambio difícil de hacer si necesita reorganizar.
Pasos
Parte 1 de 2: Presentación en orden alfabético
Paso 1. Decida el sistema alfabético que utilizará
Incluso algo tan aparentemente sencillo como la presentación alfabética ofrece varias opciones para elegir. Es importante que elija un sistema y lo utilice de forma coherente.
- El archivo letra por letra considera cada letra de cada palabra en el orden de aparición, ignorando los espacios entre palabras.
- El archivo palabra por palabra ordena los elementos basándose en la primera letra de cada palabra en sucesión.
- El archivo unidad por unidad tiene en cuenta cada palabra, abreviatura e inicial, ordenando los elementos de acuerdo con estos. Generalmente se recomienda el sistema unidad por unidad.
Paso 2. Agrupar elementos
Una vez que tenga todos los elementos que necesita archivar, decida cómo desea agrupar los archivos. Puede elegir el formato del diccionario, en el que todos los archivos se colocan en un orden alfabético, independientemente del tipo de archivo o de los elementos que contenga. También puede utilizar el formato de enciclopedia, en el que los elementos se agrupan por tipo o tema, y luego cada grupo se ordena alfabéticamente.
Si tiene muchos tipos diferentes de elementos para archivar (recetas, recibos de impuestos, cartas, etc.), entonces puede ser útil utilizar el formato de enciclopedia. Agrupe primero los elementos por tipo y luego ordene alfabéticamente los elementos de cada grupo. Mantenga los grupos separados mediante divisores o códigos de colores
Paso 3. Indexe sus archivos
La indexación es la manera de colocar cada sección de un título en la unidad correcta. Para indexar elementos antes de archivarlos, debe desglosar los elementos del nombre de cada elemento y crear un nuevo nombre alfabético, que puede diferir del nombre estándar. Por ejemplo:
- Suponga que tiene los siguientes elementos para indexar y archivar: un artículo sobre los cerdos hormigueros titulado “Alimentación nocturna de los cerdos hormigueros”, una biografía de la destacada experta en cerdos hormigueros Jane A. Doe y un folleto promocional para una exhibición de cerdos hormigueros en el zoológico de Detroit.
- La biografía de Jane A. Doe se indexaría como "Doe, Jane A.", ya que los apellidos van primero en la presentación. Se archivaría con la letra "D".
- El artículo “Alimentación nocturna de los cerdos hormigueros” podría indexarse tal cual, si elige la agrupación estilo diccionario. Puede archivarse bajo la letra “N” (para “Nocturno”), usando esta agrupación.
- Alternativamente, podría indexar "Alimentación nocturna de osos hormigueros" como "Cerdos hormigueros, alimentación nocturna de". Esto tendría sentido si estuviera utilizando una agrupación al estilo de una enciclopedia y no solo archivando elementos relacionados con los cerdos hormigueros. El artículo entonces se archivaría bajo "A".
- El folleto promocional podría indexarse como "Aardvarks, exhibits (Detroit Zoo)". Esto tendría sentido si espera tener varios materiales en exhibiciones de oso hormiguero; por ejemplo, podría tener otro artículo para indexarlo como "Aardvarks, exhibits (Toledo Zoo)."
- Alternativamente, el folleto promocional podría indexarse como "Zoológico de Detroit (exhibición de oso hormiguero)". Esto podría tener sentido si espera tener varios artículos relacionados con el zoológico de Detroit, o si desea utilizar una agrupación al estilo de una enciclopedia para archivar los artículos por ubicación geográfica.
Paso 4. Ordene los archivos alfabéticamente según su nombre indexado
La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los elementos en orden de la A (primero) a la Z (último). Utilice información cada vez más específica para distinguir y pedir artículos separados. Por ejemplo:
- El orden de sus archivos indexados en el paso anterior podría ser (según el sistema que utilice): "Doe, Jane A.", "Zoológico de Detroit (exhibición de oso hormiguero)" y "Alimentación nocturna de cerdos hormigueros" O "Cerdos hormigueros, exhibiciones (Zoológico de Detroit)”,“Cerdos hormigueros, alimentación nocturna de”y“Doe, Jane A.”
- Un archivo para "Wallaby" vendría después de un archivo para "Emu". Un archivo para "Canguro" vendría en el medio, y un archivo para "Aardvark" vendría antes que uno para "Bear" y uno para "Emu". Esto le daría el siguiente orden de archivos: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
- Si luego agrega un archivo para "Oso hormiguero", vendría después de cualquier archivo para "Aardvark". Dado que ambos comienzan con la letra "A", debe mirar la segunda letra de cada palabra ("N" y "A", respectivamente) para determinar el orden, y luego organizar los archivos basándose en esto. El nuevo orden sería: "Aardvark", "Oso hormiguero", "Oso", "Emu", "Canguro", "Wallaby".
Paso 5. Etiquete sus carpetas de archivos
Para facilitar la localización de los elementos, etiquete cada carpeta de archivos con el nombre indexado adecuado de los elementos que contiene. Esto también facilitará la introducción de nuevos archivos en el orden correcto.
- Coloque los elementos en la carpeta designada para ellos.
- También puede resultarle útil codificar con colores sus archivos para mejorar la usabilidad. Por ejemplo, si está utilizando una agrupación al estilo de una enciclopedia, asigne a cada grupo un color diferente y etiquete cada elemento / archivo de cada grupo con su color respectivo.
Paso 6. Documente el sistema de indexación y archivo
Sea coherente con su sistema de indexación y archivo, sea cual sea. Asegúrese de que cualquier persona con acceso a los archivos conozca el sistema. Por ejemplo, puede crear y compartir un documento que detalla las reglas de su sistema de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de manera eficiente.
Paso 7. Archivar los nuevos elementos correctamente
Coloque los archivos en el gabinete según los nombres indexados y el orden alfabético, según el sistema que utilice. Cambie los archivos actuales según sea necesario para colocar los archivos nuevos en el lugar correcto.
Parte 2 de 2: Manejo de casos especiales
Paso 1. Archivar elementos bajo su término significativo
A veces, tiene sentido archivar elementos basados en palabras clave, independientemente del orden en que aparezcan las palabras en un título o nombre. Esto asegura que un archivo se pueda indexar y localizar utilizando el término más lógico. Por ejemplo
"First Bank of Chicago" podría indexarse y archivarse como "Chicago, First Bank of". "Chicago" es el término clave en esta entrada, en lugar de "First" o "Bank", especialmente si puede tener otros elementos con nombres similares, como "First Bank of Tulsa" o "Chicago Bank and Trust"
Paso 2. Ordene los nombres por apellido
Los estándares de archivo típicos recomiendan indexar a las personas por el apellido primero, ya que el apellido se considera el término significativo.
- Por lo tanto, "Jane A. Doe" se indexaría y archivaría como "Doe, Jane A."
- Ponga los títulos (Dr., Sra., Mayor, etc.) al final. "Dr. Jane A. Doe ", por ejemplo, se indexaría y archivaría como" Doe, Jane A., Dr."
- Por lo general, ordene los nombres tal como se escriben, letra por letra. Por ejemplo, "MacDonald" vendría antes que "McDonald". Asimismo, "D", "L", "Le", "de", etc. se consideran parte del nombre, no unidades separadas. Por ejemplo, los archivos de pedidos "Heinlein", "Le Guin", "L’Engle" y "Wolfe" en ese orden (y NO como "L’Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Una excepción común a estas reglas sobre nombres es cuando el nombre de una persona forma parte del nombre de una empresa u organización. En estos casos, trate el nombre de la persona como unidades dentro del nombre de la empresa. Por ejemplo, "Jane A. Doe Pest Control" se archivaría bajo "J" y NO se indexaría como "Doe, Jane A. Pest Control".
Paso 3. Ignore artículos, conjunciones y preposiciones
Artículos (como "a", "una" y "el"), conjunciones (como "y", "pero" y "o") y preposiciones (como "para", "de" y “En”) generalmente se omiten al indexar y archivar alfabéticamente, ya que no se consideran términos significativos. Este es el caso incluso cuando forman el comienzo del nombre de un elemento. Por ejemplo:
- "Una Investigación de las Prácticas de Alimentación de Emu" se archivaría bajo "E", para "Emu" (la palabra significativa en el título de este artículo), en lugar de "A" para "an".
- "Doe and Smith Pest Control" se archivaría después de "Doe, Jane A." Ambos nombres indexados comienzan con la palabra "Doe", por lo que pasa al siguiente término significativo de cada uno ("Smith" y "Jane", respectivamente) para determinar el orden de los archivos. Ignore la palabra "y", ya que no es significativa.
Paso 4. Trate las abreviaturas como si estuvieran escritas
Al indexar y archivar elementos, es posible que encuentre abreviaturas como "Mfg". (para "Fabricación") o "Inc." (para “Incorporado”). Generalmente, debe indexar y archivar elementos como si estas abreviaturas estuvieran escritas, en lugar de simplemente como cadenas de letras.
Por ejemplo, "Jane A. Doe Mining Company" se presentaría después de "Jane A. Doe Mfg"
Paso 5. Presente normalmente los números
Al archivar los elementos alfabéticamente, es posible que encuentre números dentro de sus títulos. Generalmente, los números de archivo normalmente, en lugar de como si estuvieran escritos. Los números también se archivan antes de las letras.
- Por ejemplo, “Compañía 3M” se archivaría antes de “100 grandes ideas de negocios” (ya que “3” viene antes que “100”).
- "Grandes ideas de negocios" y "Grandes líderes de negocios" se archivarían después de "100 grandes ideas de negocios", ya que los números están ordenados antes de las letras.
- Los números que ya están escritos se tratan como palabras, en lugar de números. Por ejemplo, presente los elementos "100 grandes líderes empresariales", "Grandes ideas empresariales" y "Doscientas grandes ideas empresariales" en ese orden.
- Sin embargo, si sirve para sus propósitos de presentación, puede hacer una excepción y siempre presentar los números como si estuvieran escritos.
Paso 6. Trate con los caracteres especiales
Se debe tener en cuenta cualquier carácter no alfabético o numérico que encuentre al indexar y archivar elementos. Sin embargo, qué hacer con estos personajes depende de su tipo:
- La puntuación (como apóstrofos, puntos y comas) generalmente se ignora al indexar y archivar elementos. Por ejemplo, ingrese "El mejor café de Washington" y "Feria del estado de Washington" en ese orden.
- Los diacríticos se tratan como la letra correspondiente, sin el signo diacrítico. Por ejemplo, archiva "Éclair" como "Eclair" y "Über" como "Uber". La excepción a esto es cuando se presenta de acuerdo con el alfabeto de un idioma que usa signos diacríticos, en cuyo caso debe seguir el orden alfabético normal de ese idioma.
Paso 7. Utilice la regla general "nada antes que algo" cuando sea necesario
Por lo general, los espacios (incluidos la puntuación y otros elementos que se omiten) se ignoran cuando se archiva alfabéticamente. Sin embargo, en los casos en que tenga elementos que comiencen de la misma manera, use un espacio o la regla "nada antes que algo" para determinar el orden de presentación.
- Por ejemplo, presente "North East Bank", "North East Manufacturing" y "Northeast Bank", en ese orden.
- Asimismo, "Doe, Jane A." se presentaría antes que "Doe, Jane A., Dr."
Paso 8. Distinga los archivos con información más detallada, cuando sea necesario
En casos más raros, la información alfabética no es suficiente para determinar el orden de los archivos. En estos casos, debe utilizar más información para indexar y ordenar artículos. Marque esta información adicional en los archivos respectivos para ayudarlo a distinguirlos. Por ejemplo:
- Si tiene artículos para dos personas diferentes llamadas Jane A. Doe, puede ordenarlos por fecha de nacimiento. El expediente “Doe, Jane A. (n. 1853)” vendría entonces antes del expediente “Doe, Jane A. (n. 1967).
- También puede ordenar artículos según la geografía cuando necesite hacer distinciones. Si tiene archivos de tres bancos diferentes en tres ubicaciones diferentes, y cada banco se llama "First United Bank and Trust", puede ordenarlos alfabéticamente en el orden "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank y Trust (Oklahoma)”y“First United Bank and Trust (Dakota del Sur)”.
- Del mismo modo, si tuviera elementos para dos osos o tipos de osos diferentes, los distinguiría aún más según la especie, la ubicación geográfica, etc. Por ejemplo, podría tener archivos sobre "Oso, marrón" y "Oso, grizzly" (en ese orden), o archivos sobre "Bears (European)" y "Bears (North American)" (en ese orden).
Paso 9. Dar a conocer las excepciones y las reglas especiales
Asegúrese de que todos los que usan sus archivos conozcan las excepciones a las pautas estándar que se incluyen en su sistema de archivo. Esto ayudará a garantizar que todos puedan usar el sistema de archivo de manera adecuada y eficiente.
